Eine Dienstreise kann um einige Tage privater Erholung verlängert werden, das gilt für Arbeitnehmer gleichermaßen wie für Selbständige. Für eine korrekte Abgrenzung und Abrechnung gibt es einige Regeln zu beachten.
Klare Trennung von Dienstreise und Freizeit
Per Definition ist die Dienstreise beruflich bedingt und verbunden mit Abwesenheit vom eigentlichen Arbeitsort und von zu Hause. Die Aufwendung für dienstliche Tätigkeiten muss mehr als 10 % betragen. Vor Antritt einer kombinierten Geschäfts-Urlaubs-Reise sollte klar definiert werden, welche Tage beruflich bedingt sind. Freie Tage können den beruflichen Zeiten vorangestellt werden oder nach diesen beginnen. Entstehen während eines Businesstrips nicht vermeidbare freie Tage, so können diese mit privaten Unternehmungen gefüllt werden.
Generell gilt: Der dienstliche Charakter einer Reise muss im Vordergrund stehen. Mit dem Arbeitgeber sollte im Vorfeld die Erweiterung der Reise um Freizeitaktivitäten abgestimmt sein.
Welche Kosten können als Reisekosten geltend gemacht werden?
Für die Abrechnung beruflich entstandener Kosten werden vier Kostenarten unterschieden:
- Fahrtkosten
- Verpflegungskosten bzw. Verpflegungsmehraufwand
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten
Arbeitnehmer rechnen diese Kosten über die Reisekostenabrechnung ab. Für Freiberufler und Selbständige zählen die tatsächlich entstehenden Kosten oder gesetzlich festgelegte Pauschalen als Betriebsausgabe.
Die Höhe der maximal möglichen Ausgaben für einen Arbeitnehmer wird in vielen Unternehmen in einer Reisekostenrichtlinie beschrieben. Bei Freiberuflern und Selbständigen achtet das Finanzamt auf eine gewisse Verhältnismäßigkeit. Für die Verpflegung kann in der Regel nur ein Mehraufwand in Form einer Pauschale in Rechnung gestellt werden. Beruflich bedingte Essen können in voller Höhe erstattet werden.
Zusätzliche Kosten für einen mitreisenden Partner werden normalerweise nicht übernommen. Wird für eine Leistung ein Gesamtpreis für den Businessreisenden und die Begleitperson erhoben, so werden nur die Kosten erstattet, die für eine Person angefallen wären.
Beispiel: Wenn durch die Mitreise des Ehepartners Kosten für ein Doppelzimmer anfallen, so muss der Arbeitgeber lediglich die Kosten übernehmen, die für einen Einzelreisenden entstanden wären. Für eine Taxifahrt hingegen ist es beim Preis unerheblich, ob eine oder zwei Personen mitfahren. Nimmt ein Partner an einem Geschäftsessen teil, so können die Kosten für diesen nicht geltend gemacht werden.
Geschäftliche und private Kosten trennen
Trotz der privaten Verlängerung einer Dienstreise können die beruflich bedingten Ausgaben für Arbeitnehmer als Reisekosten abgerechnet oder als Freiberufler und Selbständiger steuerlich abgesetzt werden. Für die korrekte Abrechnung der Reisekosten müssen alle Nachweise gesammelt werden, die eine geschäftliche Ausgabe belegen. Es empfiehlt sich von Beginn an eine eindeutige Trennung der privaten und beruflich bedingten Kosten bei Buchungen, Bestellungen und Bezahlung.
Beispiel: Flug- oder Bahnbuchungen werden getrennt vorgenommen. Für Hotelrechnungen und Restaurantbesuche können im Vorfeld das Ausstellen einer Business- und einer Privatrechnung vereinbart werden. Auch sollte keine Rechnung von einem Escort Service später geltend gemacht werden.
Bei unvermeidbar freien Tagen während einer Dienstreise werden in Abstimmung mit dem Arbeitgeber die Übernachtungs- und Verpflegungskosten oder der Verpflegungsmehraufwand übernommen.
Den Partner mit auf die Dienstreise nehmen
In vielen Unternehmen wird die Mitnahme eines Partners auf eine Geschäftsreise in den Reisekostenrichtlinien beschrieben und ist in der Regel nicht erlaubt. Ausnahmen davon kann es geben, zum Beispiel, wenn in einer Reiseeinladung ausdrücklich eine Begleitung mit eingeladen wird. Vor der Mitreise eines Partners sollte der Arbeitgeber seine schriftliche Zustimmung geben. Für die sich an eine Dienstreise anschließende oder vorgelagerte Freizeit ist die Mitnahme eines Partners in jedem Fall gestattet.