Selbständige, Kleinunternehmer und mittelständische Firmen sind einem permanenten Preiswettbewerb ausgesetzt. Immer wieder hört man von Geschäften, die Insolvenz anmelden müssen. Dort wird wohl etwas falsch gelaufen sein, denn andere Vertreter der Branche haben überlebt. Meist ist es die Digitalisierung, die daran Schuld hat. Beziehungsweise es ist ein Mangel davon. Wir zeigen, warum es mittlerweile fast schon heißt: digitalisiere deine Arbeitsabläufe oder du wirst bald dein Geschäft schließen müssen. Hier die Fakten.
Digitalisierung – was ist damit gemeint?
Bei der Digitalisierung geht es darum, dass so viele Tätigkeiten wie möglich im Unternehmen mit Hilfe von Computern und Technik erledigt werden. Zudem ist das Ziel, dass Bestände und Bewegungen von Ressourcen jederzeit elektronisch abgebildet werden. So, dass immer bekannt ist, wo das meist Geld ausgegeben wird. Hier einige Beispiele:
Wer eingehende Rechnungen einscannt, der braucht nicht mehr damit durchs Haus zu gehen und alle Beteiligten unterschreiben zu lassen. Stattdessen kann ein Scan davon zirkulieren, bei dem die Verantwortlichen nur per PC ein Häkchen setzen. Zudem können die Daten gleich in die Buchhaltung und die Lagerwirtschaft übergeben werden.
Mit Hilfe von Etiketten und Codierung können Firmen ein hoch komplexes Lager problemlos im Blick behalten. Zugänge werden per Scanner verbucht, Abgänge werden per Scanner erfasst. Somit weiß jeder man immer wo die Sachen liegen und wie viel davon vorrätig ist.
Sie sehen was gemeint ist: Alle geschäftlichen Abläufe, sollten digital erfasst sein. Und das am besten so, dass alle Daten in einer zentralen Stelle zusammenlaufen. Meistens verwendet man dafür eine ERP-Software, die auf einer Datenbank basiert. Diese kann man sich von Herstellern als Standard-Software kaufen. Alternativ dazu lassen sich auch individuelle Programme erstellen.
Digitalisierung in seiner höchsten Ausprägung soll aber noch weiter gehen. Darauf zielt das Konzept der Industrie 4.0 ab. Es wird der Zeitpunkt sein, an dem Maschinen der einen Firma mit der Lagerwirtschaft der Zulieferer kommunizieren. Der Strom an Ressourcen soll sich weitestgehend automatisieren.
Wie die Firma optimieren?
So weit ist es bei den kleinen Unternehmen natürlich nicht. Wichtig ist viel mehr das Grundkonzept dahinter zu versehen und anzuwenden. Es geht darum, die Effizienz bis zu einem Maximum zu steigern und nie aufzuhören. Möglich wird das mit einer Analyse darüber, mit welchen Tätigkeiten die meiste Zeit verbracht wird. Anschließend wird nach Lösungen gesucht, wie sich solche Abläufe digital verkürzen lassen. Ist das erledigt, dann wird erneut geschaut, wo noch etwas zu verbessern wäre. Und dann wieder und wieder und immer so weiter.
Dafür ist es für Unternehmen unerlässlich am Ball zu bleiben. Es ist wichtig den Markt für Innovationen im Auge zu behalten. Es finden sich nur dann schnellere Lösungen, wenn jemand weiß, welche digitalen Tools aktuell dafür zur Verfügung stehen.