Zeiterfassung ist ein Thema in Unternehmen, bei dem sich die Geister scheiden. Die einen meinen genaue Stechuhren sind des Beste. Andere sagen, dass Vertrauensarbeitszeit die optimale Lösung ist. Welche von beiden Theorien stimmt? Beide. Denn sie haben sowohl ihre Stärken als auch ihre Schwächen. Moderne Systeme zeichnen sich dadurch aus, dass sie beides unter einen Hut bekommen und damit reichlich Kosten sparen.
Zeiterfassung mit einem Stundenzettel
Stundenzettel, am besten mit Stempel-Uhr, sie sind der Klassiker. Was an Szenen aus alten Filmen erinnert, gibt es in einigen Fabriken tatsächlich immer noch. Problem dabei ist, dass diese Methode ungeheuer zeitaufwändig ist. Jemand muss die Zettel kontrollieren und mögliche Mehrarbeitszeit erfassen. Viel Papierkram und immens hohe Verwaltungskosten sind die Folge.
Natürlich gibt es heute heute moderne Lösungen in elektronisch-digitaler Form. Solche Geräte sind in der Regel angebunden an eine moderne Software für Zeiterfassung. Diese wiederum kann im Idealfall mit einem System wie SAP, Navision oder anderen verbunden werden. So werden die Daten direkt in die HR oder auch in die Lohnabrechnung gebucht. Zudem kann direkt ein Abgleich mit Einsatz- und Dienstplänen erfolgen usw. Clevere Software bietet hier unzählige Möglichkeiten, um die Effizienz zu steigern.
Stundenzettel Zeiterfassung war früher auch in großen Konzernen üblich. Allerdings hat dies dazu geführt, dass die Mitarbeiter angefangen haben Überstunden anzusammeln. Viele Manager munkelten, dass diese gar nicht nötig waren. Aber auf diesem Wege haben sich Mitarbeiter ein schönes Nebeneinkommen verschafft, indem sie sich diese haben auszahlen lassen.
Die andere Variante war, dass sie die Mehrarbeit per Freizeitausgleich in Anspruch nahmen. So haben sie sich einen zusätzlichen Urlaub verschafft, für den sie nicht immer wirklich gearbeitet haben.
Das war natürlich teuer für die Firmen, viel Geld wurde für nicht vorhandene Leistungen ausgegeben.
Zeiterfassung mit Vertrauensarbeitszeit
Aus den oben genannten Gründen gingen dann zahlreiche Firmen dazu über Vertrauensarbeitszeit einzuführen. Was nach Flexibilität und Familienfreundlichkeit klingen sollte, war in Wirklichkeit dem Ziel geschuldet, dass die Mitarbeiter nicht mehr einfach so Überstunden ansammeln sollten. Diese mussten immer erst genehmigt werden. Dadurch wurden spontane Überstunden von vielen Mitarbeitern unbezahlt unter den Teppich gekehrt. Sie hatten einfach keine Lust auf den Verwaltungskram, um sie nachträglich genehmigen zu lassen. Unternehmen rieben sich anfangs die Hände.
Mit der Zeit beschwörten die Manager aber damit ein anderes Problem herauf. Im Laufe der Zeit veränderte sich die Einstellung und die Verhandlungsmacht der Arbeitnehmer. Viele Konzernangestellte gingen dazu über die Vertrauensarbeitszeit dazu zu nutzen, um sich eine indirekte Gehaltserhöhung zu verschaffen. Der Weg dazu war einfach weniger zu arbeiten als in Vertrag festgeschrieben. Denn ohne Zeiterfassung konnte einem niemand so wirklich ein Fehlverhalten nachweisen. Vor allem in riesigen, anonymen Abteilungen, wo kein Mensch weiß, was der andere macht ist das ein Kinderspiel. Zudem verlegten viele Mitarbeiter private Aktivitäten in die Firma. Überweisungen können mit Online Banking auch am Büro-PC getätigt werden. Ebenso wie Einkäufe und das Schreiben von Mails.
Ein Verzicht auf eine Zeiterfassung ist also auch keine Ideallösung.
Fazit zur Zeiterfassung
Arbeitszeiterfassung ist ein komplexes Thema geworden. Eine perfekte Lösung gibt es nicht. Allerdings haben sich technische Systeme als hilfreich erwiesen, bei denen die vertragliche Arbeitszeit mit einer Zeiterfassung kombiniert ist. Für alles, was darüber hinaus geht, gilt Vertrauensarbeitszeit. Aber auch andere Varianten sind durchaus denkbar.