Immer schön auf die Verpackung achten

Im Laufe meines Arbeitslebens habe ich schon häufig die Situation erlebt, dass die Verpackung von Versandartikeln eine wichtige Rolle spielt dabei Kosten einzusparen. Kartonagen und sichere Umschläge sind nicht viel teurer als normale. Aber die Konsequenzen einer schlechten Verpackung sind es auf jeden Fall.

Warum eine gute Verpackung für Unternehmer wichtig ist

Wenn in einer Firma wichtige Dokumente oder Datenträger versendet werden, dann sollten diese gut verpackt sein. Die Faustregel ist: lieber ein bisschen mehr als zu wenig. Denn so vermeidet man Fehler und Verluste.

Wer zum Beispiel einen USB-Stick, CD oder DVD mit Daten versenden möchte, der sollte zu einer Kartonage oder einer Luftpolstertasche greifen, anstatt einen simplen Umschlag zu verwenden. Denn es ist wichtig, dass der Datenträger sicher ankommt. Im Umschlag besteht die Gefahr, dass er beschädigt wird. Mit Hilfe einer Kartonage oder Luftpolstertasche lässt sich das vermeiden. Die CD / DVD an sich kostet nicht viel. Aber wenn sie nicht funktioniert, dann muss irgendjemand in der Firma den Brennvorgang erneut ausführen und die Sendung wiederholen. Wer genauer nachrechnet, der erkennt sofort, dass dadurch so einige Stunden an Zeitaufwand entstehen. Auf diesem Wege werden Kapazitäten für sinnlose Tätigkeiten verbrannt. Da ist es besser ein wenig mehr für eine gute Verpackung zu bezahlen, um solche Probleme von Anfang an zu vermeiden. Vor allem spielt auch das Thema Sicherheit und Industriespionage und Datenklau eine Rolle. Einen Umschlag zu öffnen und wieder zu versiegeln ist leicht. Bei einer hochwertigen Verpackung geht das nicht so einfach.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist das Erscheinungsbild und das Image nach Außen. Wer wichtige Dokumente in einem einfachen Umschlag verschickt, der bettelt im Grunde darum, dass diese auf dem Weg zum Empfänger zerknittert oder beschädigt werden. Arbeitszeugnisse oder Angebote an Kunden gehören dazu. Es macht schlichtweg keinen guten Eindruck ein Prospekt oder einen Pitch um einen Großauftrag zu verschicken, wenn dieser dann in einem unschönen Zustand ankommt. Manche Einkäufer könnten sehr negativ reagieren und Rückschlüsse auf die Kompetenzen der Firma ziehen. Wer nicht so weit denken kann wichtige Papiere richtig einzutüten, der ist möglicherweise auch auf anderen Gebieten nicht sorgfältig genug.

Auch bei Arbeitszeugnissen zum Beispiel ist das wichtig. Sind sie zernkittert, dann kommt garantiert ein Anruf vom Empfänger mit der Bitte es erneut zu schicken. Und wieder muss jemand das Dokument bearbeiten, Datum abändern, drucken, einpacken, Porto bezahlen und dann versenden. Das gleiche Spiel.

Vor allem Kleinunternehmer neigen dazu bei C-Materialien an den Ausgaben zu sparen. Das führt jedoch häufiger zu Fehlern, hinter der ein ganzer Rattenschwanz an weiterer manueller Arbeit hängt. Diese führen dazu, dass entweder Kosten entstehen, oder zumindest wertvolle Arbeitszeit verloren geht, die dann fehlt, um Umsatz zu erzielen. Die Ersparnis ist dadurch häufig nur sehr gering oder vielleicht sogar negativ.

Welche Verpackungen sind die sichersten?

Sehr praktisch sind zum Beispiel Versandtaschen und Luftpolstertaschen, die mit einer Haftklebung versehen sind. Der Inhalt wird vor Druck und Beschädigung geschützt. Zudem wird durch den vorgefertigten Verschluss sichergestellt, dass der Kleber hält. Einfach den Streifen abziehen und zu machen. Umschläge gehen häufig deswegen vorzeitig auf und Inhalte verloren, weil der Versender unpassenden Kleber verwendet hat.

Möglich sind aber auch Verschlüsse mit Musterbeutelklammern. Diese sind üblicherweise doppelt gelocht, damit man nur noch die Klammer einfügen muss. Auch sie bieten eine erhöhte Sicherheit, zusätzlich zu einer Verklebung.

Sehr sinnvoll ist auch ein Verschluss mit einem Folienband, welches sich mehrfach öffnen und schließen lässt. So kann der Umschlag zum Beispiel innerhalb der Firma mehrmals wiederverwendet werden. Oder, ein Dokument kann darin von einem Unterschriftgeber zum nächsten verschickt werden. Wer die letzte Signatur ausführt, der kann ihn dann direkt verschließen und in die Post zum Versand geben.